Web-to-Print und ERP – darauf kommt es wirklich an

Ob SAP, OCI, CMXL, SSO, Schnittstellen oder Benutzergruppen – beim Thema Integration steckt man oft schneller und tiefer in anspruchsvollen IT-Themen, als einem lieb ist. In diesem Artikel möchten wir mit Ihnen gemeinsam die Hintergründe zur Integration Ihres Closed- Shop-Systems mit den ERP-Systemen Ihrer Kunden erkunden und erklären die am häufigsten verwendeten Schlagworte. Zugleich wollen wir Ihnen zeigen, wie wir bei Lead-Print Ihre Integration in der Praxis schnell und sicher ins Ziel bringen. Eins können wir Ihnen schon jetzt versprechen: es ist alles viel unkomplizierter als es sich auf den ersten Blick anhört.

Warum ist die Integration mit ERP-Systemen so wichtig?

Die meisten großen Unternehmen sind es gewohnt, für ihre Prozesse ERP-Systeme zu nutzen, die vollständig mit anderen Systemen integriert sind. Gerade diese Unternehmen sind aber auch besonders interessant als Kunden für erfolgreiche Web-to-Print-Projekte, da sie ein hohes und dauerhaftes Bestellvolumen für Druckprodukte aller Art gewährleisten.

Möchte ein solches Unternehmen Druckprodukte oder Werbemittel bestellen, muss die Bestellung immer im ERP-System des Unternehmens ausgelöst werden. Das betrifft sowohl personalisierte Artikel wie zum Beispiel Visitenkarten als auch Abrufrufartikel. Für einen reibungslosen Bestellprozess müssen alle notwendigen Bestellinformationen wie Bestellnummern oder Lieferadressen direkt aus dem ERP-System an den Druckdienstleister übermittelt werden. Zusätzlich gibt es meist fest definierte Freigabeprozesse, die im System des Unternehmens hinterlegt sind.

Was in Unternehmen meist Alltag ist, stellt Druckdienstleister aller Größen allerdings oft vor große technische und organisatorische Herausforderungen. Tatsächlich können die Anforderungen bei einer Integration sehr unterschiedlich sein. Das betrifft zunächst einmal die Frage, welches System der Kunde nutzt, zum Beispiel SAP, ONVENTIS oder ARIBA. Dazu kommt, dass die jeweiligen Systeme immer an die individuellen Prozesse des einzelnen Unternehmens angepasst wurden. Auch dies muss natürlich bei einer Integration berücksichtigt werden.

Wir von Lead-Print möchten Ihnen dabei helfen, sich das enorme Potenzial großer Unternehmen im Bereich E-Procurement und Web-to-Print zu erschließen. Deshalb übernehmen wir alle notwendigen Integrationsleistungen für Sie, und das zu überschaubaren und klar kalkulierbaren Kosten. Unser engagiertes Projektteam begleitet Sie und Ihre Kunden bei jedem Schritt auf dem Weg zu einer erfolgreichen Integration. Wie wir dabei vorgehen, möchten wir Ihnen im Folgenden zeigen.

Die erste Hürde: Single-Sign-On

Single Sign-On, oder kurz SSO, ist eine Methode der Authentifizierung, die es einem Benutzer ermöglicht, einen Satz von Anmeldeinformationen zu verwenden, um auf mehrere Anwendungen oder Systeme zuzugreifen. Diese Informationen können einfach aus Benutzername und Password bestehen. Bei Unternehmensanwendungen kommen aber meist noch viele weitere Daten hinzu wie Benutzerrechte, Rolle, Abrechnungsinformationen oder Kostenstellennummern. Der Vorteil eines Single-Sign-Ons besteht darin, dass diese Informationen bei der Anmeldung in einem System auch anderen Systemen automatisch zur Verfügung stehen und nicht separat eingegeben werden müssen.

Damit Bestellungen von Druckprodukten aus einem ERP-System reibungslos funktionieren, müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Wichtig sind dabei vor allem die Benutzerrechte. Schließlich sollen Mitarbeiter nur Zugriff auf erlaubte Inhalte haben. So können in größeren Unternehmen Außendienstmitarbeitern andere Artikel und Zugriffsrechte zur Verfügung stehen als beispielsweise Filialen. Interne Marketingmitarbeiter wiederum können oft auf ein größeres Produktportfolio zugreifen und erhalten zusätzlich Auswertungen und Statistiken.

Betrachten wir große Unternehmen, nutzen oft mehrere tausend Mitarbeiter ein System. Diese haben nicht nur jeweils unterschiedliche Rechte, sondern auch komplett unterschiedliche individuelle Daten. Dazu kommt, dass sich diese Informationen auch noch permanent ändern, zum Beispiel durch die Fluktuation von Mitarbeitern oder neue Aufgaben im Unternehmen. Einen dauerhaften Datenabgleich manuell zu bewältigen, ist hier praktisch unmöglich. Genau deshalb kommt dem Thema Single-Sign-On bei der Integration eine so große Bedeutung zu.

Single-Sign-On.

So gehen wir bei Ihrer Integration vor
Zunächst einmal gilt es für unser Projektteam zu unterscheiden, ob eine Druckerei das Lead-Print- System nutzt oder das Unternehmen selbst. Im ersten Fall übermittelt uns die Druckerei den richtigen IT-Ansprechpartner im Unternehmen. Falls dieser nicht bekannt ist, recherchieren wir natürlich auch selbst. Dann nimmt unser Projektleiter Kontakt zum Unternehmen auf. Er übermittelt die Beschreibung unserer Standard-SSO-Anbindung und stimmt die technischen Rahmenbedingungen im Detail ab Meist nutzen Unternehmen bereits verschiedene andere Systeme, die mit SSO angebunden sind. Das heißt, entsprechendes Know-how ist vorhanden. Die meisten Fragen lassen sich in der Regel schnell beantworten und die Integration kann dann in einer Testumgebung eingerichtet werden. Im letzten Schritt stimmt der Lead-Print-Projektleiter die Rechte und Benutzergruppen mit der Druckerei ab, da diese die Inhalte der Plattform steuert.

Möchte ein Unternehmen selbst sein ERP-System mit Lead-Print verbinden, läuft der Prozess ähnlich ab. Da das Unternehmen in diesem Fall alle Inhalte selbst bestimmt, ist keine weitere Abstimmung von Rechten oder Benutzergruppen notwendig. Das beschleunigt die Integration zusätzlich.

Schnittstellen: Das große Fragezeichen?

Damit jederzeit ein reibungsloser Datenaustausch zwischen Web-to-Print-System und ERP-System stattfinden kann, müssen die Systeme über die passenden Schnittstellen miteinander verbunden werden. Es wird also ein ständiger Informationsfluss in Echtzeit hergestellt. Nur so lassen sich die Vorteile der Automatisierung von Bestellungen auch vollständig ausschöpfen.

Um die Integration zu vereinfachen, bietet Lead-Print bereits zahlreiche Standardschnittstellen für häufig verwendete ERP-Systeme an. Dazu gehören SAP, ARIBA, COUPA, ONVENTIS, Meplato und So.PROCURE.

Über die sogenannte OCI/CXML Schnittstelle können zusätzlich so gut wie alle weiteren Systeme an Lead-Print angebunden werden. Die OCI/CXML-Schnittstelle ist eine speziell auf die Anforderungen im E-Commerce ausgelegte Möglichkeit, Daten zwischen ERP-Systemen und Cloud-Anwendungen mit Hilfe eines standardisierten Formats auszutauschen. Auch dies ermöglicht eine einfache Integration ohne aufwändige IT-Arbeiten.

Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass das gerade das Thema Schnittstellen und die Vielzahl der eingesetzten ERP-Systeme für viele Druckereien eine besondere Herausforderung darstellen. Leider führt dies manchmal dazu, dass versucht wird, eine Web-to-Print-Lösung ohne entsprechende Integration anzubieten. Damit sind allerdings auch sämtliche Effizienzvorteile, die sich aus dem automatischen Datenaustausch ergeben, hinfällig. Genau deshalb helfen wir unseren Kunden dabei, die technischen Hürden bei der Integration so einfach wie möglich zu meistern.

Schnittstellen. So gehen wir bei Ihrer Integration vor

Unser erfahrener Projektleiter übernimmt auch hier die gesamte Kommunikation mit dem Unternehmen. Im ersten gemeinsamen Call wird die Frage der Anbindung geklärt. Zunächst geht es darum, welches ERP-System überhaupt eingesetzt und welche Schnittstelle verwendet wird, zum Beispiel OCI/CMXL. Nutzt das verwendete System eine unserer Standard-Schnittstellen vereinfacht dies die Umsetzung zusätzlich.

Ist ein weniger gängiges System im Einsatz, tauschen wir uns mit den IT-Spezialisten des Unternehmens zu den erforderlichen Anpassungen aus. Stichworte sind hier Authentifizierung, Matching der Gruppen sowie Datenaustausch. Für Unternehmen, die ERP-Systeme nutzen, gehören diese Themen meist zum Alltagsgeschäft, so dass sich die meisten Fragen zügig klären lassen. Durch die Realisierung zahlloser Integrationen haben unsere Lead-Print-Spezialisten ein einzigartiges Know-how erworben und sind so im Falle eines Falles auch mit sehr komplexen Fragenstellungen vertraut.

Ein weiterer Punkt, der für die Integration zu klären ist, ist die Frage, ob eine elektronische Bestelleinlieferung eingerichtet werden soll. Hierbei erhält das Lead-Print System automatisch eine Datei mit Bestellnummer, Rechnungs- und Lieferadresse, die das System mit der übermittelten Bestellung abgleicht und diese an die Produktion übergibt. Alternativ kann dieser Prozess auch per E-Mail und manueller Übergabe an die Produktion erfolgen.

Sind alle diese Fragen geklärt, richten wir ein Testsystem für Sie ein. Im Rahmen der Tests werden verschiedene Bestellungen übertragen, um festzustellen, ob beide Systeme einwandfrei alle notwendigen Informationen erhalten. In einem gemeinsamen Call mit allen Beteiligten wird dann