Eine der größten Herausforderungen für die GC-GRUPPE bestand darin, die Bestellvorgänge für Marketingmaterial in einem sehr großen und komplexen Vertriebsnetzwerk zu vereinheitlichen.
Dank be.print genießen die Marketingabteilung der GC-GRUPPE und jeder einzelne Besteller immense Zeitvorteile. Und dies in einem großem Vertriebsnetzwerk mit über 150 Standorten.
be.print realisiert ein neues Marketingportal für die gesamte GC-GRUPPE in Deutschland
Wie entlasten wir das zentrale Marketing von zeitraubenden Prozessen? Wie erhöhen wir die Zahl der Bestellungen und Anpassungen durch die einzelnen Standorte der Großhandelsgruppe in Deutschland? Wie lassen sich Gestaltung und Pflege der Vorlagen effizient organisieren? Dies waren nur einige der Fragen, mit denen sich die GC-GRUPPE an be.print gewandt hat.
Über das neue Bestellportal, das be.print für die gesamte Gruppe deutschlandweit realisiert hat, ordern heute mehr als 150 Standorte Marketingmaterialen einfach und komfortabel. Sowohl die Zentrale als auch alle Standorte profitieren von enormen Zeit- und Kosteneinsparungen.
Eine Holding, 6 Unternehmensgruppen und mehr als 150 Standorte unter einem Dach
Eine der größten Herausforderungen für die GC-GRUPPE bestand darin, die Bestellvorgänge für Marketingmaterial in einem sehr großen und komplexen Vertriebsnetzwerk zu vereinheitlichen. Neben der zentralen Verwaltung der Holding für die Gesamtgruppe sollten 6 weitere Untergruppen und über 150 Fachgroßhändler in ganz Deutschland in das System eingebunden werden.
Das Ziel: Zeit sparen bei jedem einzelnen Arbeitsschritt
Höchste Priorität hatte für GC das Thema Zeitersparnis. Das betraf vor allem die Geschwindigkeit des Systems bei der Erstellung und Anpassung von Gestaltungsvorlagen. Gleichzeitig sollte die Vielzahl an Arbeitsschritten, die für eine Bestellung notwendig waren, drastisch reduziert werden. Besonders die zeitaufwändigen Abstimmungen und Rückfragen sollten durch automatisierte Abläufe ersetzt werden. Ebenso auf dem Wunschzettel stand die sichere Wahrung des Corporate Designs sowie die automatische Übernahme aller Daten aus dem ERP- und CRM-System. Ein besonderer Schwerpunkt war zudem das Thema Datensicherheit.
Mit enger Zusammenarbeit zum Projektlaunch
Angesichts des Umfangs und der Komplexität des Projekts war die enge Zusammenarbeit zwischen dem GC-Team und den Spezialisten von be.print von besonderer Bedeutung. In regelmäßigen Projektmeetings wurden Anforderungen, Zwischenstände und weitere Arbeitsschritte abgestimmt. Heute genießt GC den Mehrwert einer reibungslos arbeitenden Lösung, die alle Standorte und Abteilungen miteinander vernetzt.
Umfassender Design-Support vor dem Start
Schon in der Startphase konnte sich GC auf den Service von be.print verlassen. So hat das be.print Designteam hunderte Gestaltungsvorlagen im Corporate Design von GC erstellt und bearbeitet. Auch beim Einpflegen der Artikel in das neue System gab es umfangreiche Unterstützung. Mittlerweile werden fast alle Vorlagen vom GC-Team selbst gestaltet und gepflegt. Es ist nur noch wenig Support durch be.print erforderlich – ein weiterer Vorteil des neuen Portals!
Das Resultat: Deutlich gesteigertes Bestellvolumen
Die zentrale Marketingabteilung der GC-GRUPPE konnte durch das neue System wirksam entlastet werden. Bereits heute werden 60-80% aller Anfragen der Händler über das be.print-Portal abgewickelt. Intern findet das neue System eine hohe Akzeptanz. Händler und Mitarbeiter haben die Vorteile klar erkannt. Auch die Daten im hausinternen ERP- und CRM-System werden heute erheblich besser gepflegt, da der Nutzen klar auf der Hand liegt. Die Integration mit be.print sorgt dafür, dass alle Daten automatisch im Portal zur Verfügung stehen. Das schafft eine große zusätzliche Arbeitserleichterung.
Minimale Bearbeitungszeiten schonen Ressourcen
Die Abwicklung von Bestellungen über das System bedeutet eine enorme Zeitersparnis. Aufträge, deren Bearbeitung in der Vergangenheit 60 Minuten und oft sogar länger dauerte, sind nun in einer Minute abgewickelt. Bestellformulare entfallen genauso wie zeitraubende Prüfungen, Freigaben und Korrekturschleifen. Freigabeabläufe sind im neuen System zentral mit aktuellen Daten hinterlegt. Rückfragen sind nicht mehr notwendig und der Kommunikationsaufwand wurde deutlich reduziert.
Die Entlastung von Routineaufgaben schafft Freiräume für die Mitarbeiter, die sie produktiv für andere Aufgaben nutzen können. Davon profitiert das Team in der GC-Zentrale ebenso wie die Besteller im gesamten Netzwerk.
Die Zukunft: Mehr Vorlagen, mehr Produkte, Digitale Vorlagen
Heute arbeitet die GC-GRUPPE am weiteren Ausbau ihres be.print-Portals. Schritt für Schritt werden weitere Vorlagen und Produkte hinzugefügt, um das Bestellvolumen weiter zu steigern. Zusätzlich plant GC, in Zukunft auch Digitale Vorlagen zum Beispiel für Social Media im System zu verwalten, um auch hier die Prozesse zu vereinfachen.
„60-80% der Anfragen aus dem Vertriebsnetzwerk für immer wiederkehrende Medien können über das Portal abgewickelt werden. Das ist für uns ein Riesengewinn.“
Maik Carstens, stellv. Abteilungsleiter Marketing, GC-GRUPPE
„Wir möchten Unternehmen dabei helfen, Ressourcen in Einkauf und Marketing zu sparen. Das gilt speziell für komplexe Vertriebsnetzwerke. Deshalb freut es mich ganz besonders, dass wir gemeinsam alle Ziele dieses anspruchsvollen Projekts erreichen konnten. Mein Dank gilt dem gesamten GC-Team.“
Gopal Nath, Geschäftsführer, be.print
Über die GC-Gruppe
Die GC-GRUPPE ist eine familiengeführte und international ausgerichtete Großhandelsgruppe mit Partnern in 15 Ländern. Mehr als 30.000 Mitarbeiter sorgen an 1.375 Standorten täglich für einen einzigartigen Service und den Erfolg ihrer Kunden und Partner. Im Bereich Haustechnik ist die GC-GRUPPE unangefochtener Branchenführer und beliefert ihre Kunden mit innovativen Produkten aus den Sortimenten Sanitär, Heizung, Klima und Lüftung sowie Installation.